Planificación financiera
Cómo llevar un buen registro para Hacienda

El IRS exige llevar un buen registro de las deducciones que usted reclama en su declaración de la renta. No se pueden utilizar estimaciones ni valores aproximados, sólo registros reales. Si tiene un negocio propio, eso significa que debe llevar un registro de sus ingresos y gastos empresariales deducibles de impuestos. Sin unos buenos registros, si le revisan la declaración de la renta, podrían rechazar sus deducciones y usted podría tener que pagar muchos más impuestos. Pero, ¿qué es exactamente llevar un buen registro?
Un buen mantenimiento de registros requiere oportuna y precisa precisos que demuestren determinados elementos de los gastos de su empresa. Veamos qué significa esto.
¿Qué son registros puntuales y precisos?
Cuando presenta un Anexo C, en el que declara los ingresos y gastos de su negocio como autónomo, necesita un registro de todo lo que ha contabilizado. En pocas palabras, si su declaración es examinada, se le pedirá la evidencia de copia de seguridad de cada elemento que rodó en esa línea total. Si declaró 8.500 $ de gastos y sólo puede encontrar un registro de 7.000 $ de ellos, va a tener un problema. Si usted tiene que volver a sus declaraciones en ese momento y tratar de llegar con el apoyo a su número, es probable que va a luchar para salir adelante a través de la auditoría. El IRS requiere que usted haga un registro de esa información en el momento en que incurrió en el gasto, o al menos en el momento en que ha presentado la deducción.
Como empresario autónomo, el IRS le exige que lleve un registro puntual de todos los elementos de un gasto empresarial. Esto significa que debes capturar la información aproximadamente en el momento en que se produjo. Si haces una foto de un recibo en una aplicación de seguimiento como BossTax, eso es un registro puntual del gasto empresarial. Si te olvidas de hacerlo y sacas una foto unos meses más tarde cuando estás limpiando la cartera, no pasa nada. Habrá creado un registro electrónico que puede guardar como copia de seguridad en caso de que su declaración sea auditada más adelante.
Si se trata de un gasto sencillo y tiene un recibo como prueba, el seguimiento no es tan difícil. Si metes el recibo en un sobre como copia de seguridad, siempre y cuando ese recibo no se pierda y siga siendo legible, y todo sume al total archivado, probablemente estés bien alegando que ese es tu registro en papel de los gastos de tu negocio. Pero si pierde el sobre o un recibo se desvanece con los años y se vuelve ilegible (durante al menos 3 años, y potencialmente hasta 7 años después de la declaración), va a tener un problema.
Vale, tu sobre de papel relleno puede ocuparse de los gastos sencillos. Si ha comprado unas tarjetas de visita para repartir entre los clientes, probablemente el recibo contenga toda la información que necesita. Pero, ¿qué pasa con los gastos que no son tan sencillos?
Si compró un café y un donut, probablemente necesite una nota para explicar por qué era para fines profesionales. Y si tiene que anotar un recibo en efectivo, o si está tratando de asignar parte de un gasto personal mayor a un fin empresarial, no hacer el registro a tiempo probablemente dará lugar a una descalificación y le costará impuestos atrasados y multas.
Un registro puntual y preciso es una lista de todos los ingresos y gastos de tu negocio, realizada en el momento en que se produjeron, con alguna nota si es necesario para explicar por qué fue un gasto de negocio. Esto no significa que tengas que convertirte en un contable profesional o utilizar una contabilidad de doble entrada, pero sí que probablemente deberías recurrir a una aplicación de seguimiento como BossTax e intentar ponerte al día con el seguimiento al menos una vez al año y, preferiblemente, incluso cada pocos meses.
Probar determinados elementos de un gasto empresarial
¿Qué datos necesita para demostrar un gasto empresarial? ¿Y qué cuenta como prueba?
Por lo general, los datos que debe poder demostrar sobre un gasto empresarial son:
- la fecha
- importe
- un lugar o una descripción,
- la "naturaleza esencial" del gasto, y
- el objeto social o la relación comercial
La mayoría de los recibos incluyen las tres primeras piezas de información, por lo que casi ha terminado si sólo mantiene un registro del recibo. Puedes hacer una foto en la aplicación gratuita BossTax y esos datos se leerán automáticamente y se clasificarán en el registro de tu negocio.
A continuación, ¿cuál es la "naturaleza esencial" del gasto? Supongamos que usted almuerza en el restaurante de un hotel con un cliente para hablar de una posible venta. El recibo dice "Hotel Boston". Pero su gasto no fue por una estancia en un hotel, sino por una comida. Para demostrar la naturaleza esencial del gasto, el documento debe incluir también alguna información que ayude a establecer en qué gastó el importe - como "El comedor" o "Ensalada César de pollo". Si tu recibo no incluye esa información, apúntala antes de hacer la foto y tendrás un registro puntual y preciso.
Ahora sólo tiene que añadir información sobre la finalidad comercial del gasto o la relación comercial entre las partes. En algunos casos, la finalidad empresarial resulta obvia por el contexto y no es necesario dejar constancia escrita de ella. Por ejemplo, si vende material odontológico y realiza una ruta de ventas periódica para visitar a los clientes de su consulta, basta con que anote los viajes; no es necesario que anote cada vez que realice una visita comercial o una entrega. O si siempre pide los mismos materiales a un proveedor para su negocio, puede anotar una sola vez lo que ese proveedor le suministra.
Pero si no es obvio, debe anotarlo oportunamente. Por ejemplo, si ha comprado una máquina de café expreso para el vestíbulo, debe anotarlo; de lo contrario, puede tener dificultades para demostrar más adelante que se trata de un gasto empresarial deducible. O en el caso del café y el donut, anote que fue para una reunión con un cliente o mientras viajaba por trabajo, para asegurarse de que puede deducirlo.
Cuánto tiempo conservar los documentos
¿Cuánto tiempo tiene que guardar todos estos registros? En general, usted debe guardar los registros durante 3 años después de la fecha de presentación. Fuera de ese plazo, por lo general ya ha pasado el momento en que el IRS examinaría su declaración, por lo que debería estar en el claro para limpiar su archivador.
Sin embargo, en algunos casos el IRS puede examinar sus registros que se remontan hasta 7 años. El período de tiempo para examinar una declaración de impuestos varía en función de las circunstancias específicas de su declaración y los tipos de errores (o cambios intencionales / omisiones) que podrían haberse cometido. En algunos casos, los Estados pueden remontarse incluso más atrás.
No es necesario mantener una habitación llena de registros, sin embargo - hacer un registro electrónico le permite crear una copia de seguridad basada en la nube que es fácil de almacenar durante el tiempo que lo necesite. BossTax le permite exportar un archivo de auditoría que mantendrá su registro completo de ingresos y gastos, incluidos los archivos de imágenes fotográficas, e incluso lo guardará por usted para que tenga un lugar al que acudir si le hacen una auditoría.
¿Y si no mantuve buenos registros para 2022?
Lo entendemos, ¡todos estamos ocupados y las cosas se nos escapan! Deduzca lo que pueda basándose en los registros que sí tiene, y consulte nuestro artículo, Qué hacer si sus registros están incompletos.
Cómo declarar los ingresos y gastos de los autónomos

Declarar su negocio en solitario a efectos fiscales
Si tiene un negocio propio, normalmente utiliza el Anexo C para declarar los ingresos y gastos de su negocio. El Anexo C se incluye en sus impuestos personales sobre la renta, que se presentan en el formulario 1040 del IRS. Puede utilizar el Anexo C para declarar sus ingresos y gastos de cualquier trabajo por cuenta propia que realice, o el trabajo que realice en una sociedad formal de responsabilidad limitada, siempre y cuando el único otro socio sea su cónyuge y declaren sus impuestos conjuntamente. Usted no tiene que presentar una declaración de impuestos de negocios por separado, como el formulario del IRS 1120, a menos que haya formado una corporación o tiene socios en su negocio que no sea su cónyuge.
¿Qué tipo de trabajo está cubierto?
Usted es un trabajador autónomo si realiza cualquier trabajo al margen de un acuerdo laboral, como por ejemplo siendo un contratista independiente, en lugar de trabajar para un empresario. Si trabaja por cuenta ajena, su empleador le envía un formulario W-2 a final de año, en el que informa del salario que le ha pagado. Pero si trabaja por cuenta propia a efectos fiscales, recibirá formularios 1099 de cada persona o empresa que le haya contratado para realizar un trabajo, o simplemente tendrá que hacer un seguimiento de los ingresos que haya recibido por las ventas de bienes o servicios que haya realizado. Si usted dirige su propio negocio de venta, como para Princess House o Pampered Chef, o Mary Kay o doTERRA, entonces usted es autónomo y debe recibir un 1099 de esa empresa. Si usted proporciona servicios de cuidado personal como el peinado y el maquillaje, o la instrucción de yoga, usted es autónomo - y probablemente no recibirá un 1099 de nadie, por lo que depende de usted para realizar un seguimiento y reportar sus ingresos en el día de impuestos.
Para declarar los ingresos de su empresa, debe rellenar un Anexo C por separado para cada empresa que dirija. Una empresa puede tener varios clientes o fuentes de ingresos; por ejemplo, si se dedica al cuidado de la casa y tiene tres clientes principales, se trata de una sola empresa y no de tres. Pero si es ama de llaves y maquilladora, son dos negocios distintos.
Tendrá que declarar el tipo de negocio que hace en cada Anexo C en las Líneas A y B. La Línea A pide una breve descripción del negocio o actividad profesional que generó la mayor parte de los ingresos de ese negocio. Por ejemplo, podría decir "Limpieza del hogar", o "Reparación de coches antiguos". El IRS utiliza un sistema de códigos de 6 dígitos para describir las actividades, que se solicita en la línea B. Puede buscar el código que mejor se adapte a sus actividades en el sitio del IRS aquí. Si se dedica a la venta, debe utilizar el código que se ajuste al tipo de cosas que vende. Estos son algunos de los códigos más utilizados:
- 611000 - Servicios educativos (incluidas escuelas, institutos y universidades)
- 524210 - Agencias y corredurías de seguros
- 621610 - Servicios sanitarios a domicilio
- 624410 - Servicios de guardería
- 812910 - Servicios de cuidado de animales de compañía (excepto veterinarios)
- 541400 - Servicios especializados de diseño (incluido el diseño de interiores, industrial, gráfico y de moda)
- 541920 - Servicios fotográficos
- 458110 - Minoristas de ropa y accesorios de vestir
- 458310 - Minoristas de joyería
- 455000 - Minoristas de mercancías generales
- 456190 - Otros minoristas de salud y cuidado personal
- 485300 - Servicio de taxi, limusina y transporte compartido
¿Qué ingresos y gastos empresariales debo controlar?
Los ingresos empresariales son el dinero que recibe por su trabajo, que puede consistir en servicios que presta, bienes que vende o una mezcla de ambos. Si recibes dinero como reembolso de los gastos de desplazamiento para realizar el trabajo o de los gastos en que incurriste al realizarlo, estos pagos también son ingresos. Tanto si cobras los pagos con cheque, en efectivo o a través de un servicio como Venmo o Paypal, eres responsable de sumar todos los ingresos recibidos durante el año y declararlos con exactitud. El IRS recibirá una copia de cualquier formulario 1099 que recibas, así que asegúrate de no perder de vista ninguno de esos formularios e inclúyelos con tu declaración de impuestos. Y mientras que el IRS no recibirá información sobre cualquier pago en efectivo que reciba, o pagos sin seguimiento a través de cuentas personales como Venmo, usted puede tener un problema si usted es auditado si usted no ha mantenido un seguimiento preciso de todos esos registros. Hacienda puede solicitar consultar esos registros al examinar tu declaración de la renta, y podrías deber multas e intereses por cantidades que deberían haberse incluido en tus ingresos.
Los gastos comerciales son todos los gastos en los que has incurrido para mantener tu negocio. Por ejemplo, si compraste anuncios en Facebook para promocionar tus ventas, ese gasto se contabilizaría como gastos de publicidad en tu Anexo C. Si viajaste para reunirte con clientes o para organizar un evento de ventas, esos gastos se contabilizarían como gastos de viaje. Si contrata a alguien para que le entregue algunos paquetes, ese gasto se declararía como Mano de obra contratada. Todos estos costes se declaran en la Parte II del Anexo C.
A veces, los gastos de la empresa no pueden deducirse todos en el año en que los gastó. Ciertos tipos de gastos se consideran inversiones, dependiendo de su tamaño y del tiempo que se vayan a utilizar en su negocio. Por ejemplo, si usted compra un cobertizo de almacenamiento para guardar los suministros y el inventario de su negocio, ese coste se consideraría una inversión en su negocio. Ese coste debe dividirse a lo largo de la vida útil de la compra y deducirse cada año que utilice el almacén para fines empresariales.
Otros tipos de gastos empresariales tienen restricciones u opciones para su método de cálculo de la deducción. Dos gastos muy comunes que entran en esta categoría son el uso de su oficina en casa y el uso de un vehículo personal para fines empresariales. Para más información sobre cómo gestionar y controlar estos gastos, consulte el artículo, Cómo deducir el despacho en casa [enlace] y Cómo sacar el máximo partido a la deducción del vehículo personal [enlace].
¿Cómo puedo hacer un seguimiento del inventario y del coste de las mercancías vendidas?
Los costes de los bienes vendidos se declaran en la Parte III del Anexo C. Los costes de los bienes vendidos son los costes que se destinaron directamente a la producción del bien o servicio que usted vendió o prestó, en lugar de ser un coste del negocio. Por ejemplo, si vendes bienes para Amway, el coste de tu compra a Amway es un Coste de Bienes Vendidos, mientras que el coste de tu tienda, el seguro y la publicidad son un coste de tu negocio. Si vendes aceites esenciales para doTERRA y haces una formulación concreta para un cliente, el coste de tus aceites comprados es un coste de los bienes vendidos, mientras que tu coste de entregar el aceite a tu cliente y reunirte con ella es un coste de tu negocio.
Una nota importante: el coste del "flete de entrada" o envío entrante es un coste de los bienes vendidos. Por lo tanto, si usted compró una caja de aceites y pagó 25 dólares por el envío, incluya ese coste en su coste o compras. Pero el coste del flete de salida -el coste de entregar las mercancías a sus clientes- no es un coste de las mercancías vendidas. Estos costes se deducen por separado en la Parte II, en la línea 18 de Gastos de oficina como coste de envío.
Seguimiento fiscal
Llevar un registro de los ingresos y gastos de tu empresa puede resultar abrumador y es fácil quedarse atrás. A veces no estás seguro de lo que "cuenta" como gasto empresarial, o no estás seguro de haber llevado un registro lo suficientemente completo. Pero hacer un seguimiento del rendimiento de tu negocio es importante tanto para presentar declaraciones de impuestos precisas como para ayudarte, como empresario autónomo, a hacer un seguimiento de tu progreso y sacar más partido a tu trabajo. Una herramienta gratuita como BossTax [enlace para descargar] puede facilitar el seguimiento y la puesta al día, y también ofrece opciones para obtener asesoramiento durante todo el año o en el momento de la declaración de impuestos de un profesional fiscal. Con la ayuda adecuada, el seguimiento de los beneficios empresariales y la declaración de impuestos pueden ser pan comido.