Ayuda Se acerca el momento de presentar la declaración de la renta y sus registros están, bueno, incompletos.
¿Qué ocurre si ha olvidado guardar los recibos, el kilometraje y otros registros de los gastos relacionados con su empresa? ¿Es demasiado tarde para reconstituir un registro de sus deducciones fiscales admisibles?
No se preocupe, no está totalmente de suerte. Algunos registros se pueden recuperar y se pueden rescatar registros adecuados de diversas fuentes para respaldar sus deducciones de gastos empresariales. No puedes utilizar estimaciones o aproximaciones para solicitar una deducción de gastos empresariales, pero si te esfuerzas un poco puedes asegurarte de que no pagas impuestos por todas las ventas que generaste, obteniendo crédito por al menos algunas de tus deducciones. Se puede utilizar una variedad de métodos para apoyar sus gastos de negocio y ayudarle a reclamar deducciones válidas. Aunque no pueda reclamar tantas deducciones como si tuviera unos registros perfectos, trabajar un poco antes de presentar la declaración puede ayudarle a mejorar su situación.
Registros financieros electrónicos
En primer lugar, ¿cargó gastos de empresa en una tarjeta de débito o crédito, o hizo transferencias directas desde su cuenta bancaria? Todos estos cargos pueden justificarse a través de su historial de transacciones, e incluso si ha perdido el recibo, un cargo en la tarjeta de crédito o débito es prueba suficiente para Hacienda de que ha realizado un pago. Los historiales de transacciones guardan la fecha, el importe del cargo, el proveedor y, a menudo, datos adicionales sobre un lugar y una categoría de gasto. La conexión de cuentas gratuita de BossTax le permite conectar sus cuentas de tarjetas de crédito y débito y busca en sus transacciones posibles gastos empresariales para deducir. Conectar tus cuentas puede ahorrarte horas de peinar extractos para encontrar posibles deducciones.
Lo ideal es que cargues los gastos de tu empresa en una tarjeta distinta de la de tus gastos personales, así te resultará mucho más fácil llevar la cuenta. ¿Se le amontonan? Solicite aquí una cuenta bancaria y una tarjeta independientes para mantener sus gastos empresariales separados y facilitar la próxima temporada de impuestos. Puede gestionar una cuenta bancaria comercial separada fácilmente desde su teléfono para mantener sus gastos más organizados.
También puede comprobar su correo electrónico y los extractos en línea de las deducciones empresariales habituales para ver si se ha guardado algún registro. Por ejemplo, si contratas un seguro de responsabilidad civil para tu empresa, probablemente dispongas de un portal online donde puedes ver el extracto de tus facturas pagadas.
Demostrar la finalidad empresarial
Estos registros constituyen un buen punto de partida, pero la simple prueba de que ha gastado una cantidad no es suficiente para reclamarla como deducción de gastos empresariales. En general, también debe demostrar la finalidad comercial del gasto. Para demostrar la finalidad empresarial del gasto, normalmente se lleva un registro escrito de la finalidad empresarial en el momento en que se incurrió en el gasto, o se reúnen otras pruebas directas. Por ejemplo, si hizo un regalo a un cliente, un acuse de recibo del cliente es una prueba directa del regalo que apoya la finalidad empresarial de su registro de pago y le permite deducirlo (hasta el límite de 25 $ por regalo). Si envió un regalo a un cliente y éste le envió una nota de agradecimiento por correo electrónico, eso es prueba suficiente para respaldar su gasto empresarial como deducción.
El grado de prueba exigido depende de las circunstancias de cada caso. Según Hacienda, "si la finalidad empresarial de un gasto se deduce claramente de las circunstancias que lo rodean, no necesita dar una explicación por escrito". Por ejemplo, si usted conduce una ruta regular de ventas para llamar a clientes, asesores, etc., no tiene que dar una explicación por escrito de cada viaje - puede registrar la longitud de la ruta una vez, luego registrar la fecha de cada viaje y el total de millas que conduce al final del año.
Si cargó gastos empresariales cuya finalidad está clara en el registro de la transacción, o si hay pruebas adicionales que ayuden a aclararla -por ejemplo, registros anteriores de actividades regulares, pruebas de calendario, registros relacionados-, entonces no necesita dar una explicación por escrito de todos y cada uno de los gastos, el registro del pago es probablemente suficiente. Si la naturaleza de su empresa deja clara la finalidad del gasto, tampoco necesita presentar un registro escrito. Por ejemplo, si se dedica a la venta directa y recibe los productos pedidos en una fiesta de anfitriones, y luego entrega los productos comprados a los clientes, las facturas que establecen la entrega de los productos son suficientes para establecer la finalidad empresarial del uso de su vehículo y el kilometraje incurrido.
Base porcentual de las actividades empresariales ordinarias
¿Llevaba registros parciales de un negocio habitual? Es posible que pueda utilizar los registros que sí llevaba como base suficiente para aplicar un método porcentual al resto de sus costes.
Por ejemplo, supongamos que utiliza el coche para fines profesionales y personales. Si lleva un buen registro de las actividades de su coche durante la primera semana de cada mes, que demuestre que el 25% de su kilometraje fue para fines profesionales y el 75% para fines personales, es posible que pueda aplicar esos porcentajes a las tres semanas restantes de cada mes. En este ejemplo, tendría que disponer de otras pruebas para demostrar que el uso que hizo del coche la primera semana es el típico de las semanas restantes. Por ejemplo, los recibos de ventas de su negocio que demuestren que usted llevó a cabo el mismo nivel de actividad en su negocio, o un registro de entregas o eventos de un calendario o libro de fechas, podrían ayudar a establecer que usted llevó a cabo el negocio al mismo ritmo de actividad en las tres semanas restantes. En conjunto, estos registros podrían respaldar su deducción del 25% de sus gastos de vehículo para todas las semanas, aunque sólo mantuviera registros específicos para la primera semana de cada mes.
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