Una de las preguntas más habituales de los empresarios autónomos es "¿Cuánto debo deducir?".
La respuesta obvia es deducir únicamente los gastos de la empresa en los que realmente has incurrido. Pero si eres como la mayoría de la gente, no tienes un sistema de registro perfecto y no siempre estás seguro de si has ganado dinero -o al menos de cuánto exactamente- en tu negocio en solitario.
Por otro lado, amigos y blogueros pueden aconsejarte que lo deduzcas todo. ¿Has hablado de tu negocio con un amigo durante la comida? Deduce esa comida. ¿Pensaste en tu negocio mientras hacías footing? Deduce esa cinta de correr.
La verdad es que no es prudente. Incluso si cree que no es probable que le hagan una auditoría, debe ser consciente de la Regla de Aficiones del IRS. Si usted dirige un negocio que pierde dinero cada año debido a sus deducciones, el IRS puede considerar que esa actividad es un "hobby", no un negocio legítimo que usted está tratando de manejar con fines de lucro. Hay una variedad de factores el IRS tiene en cuenta para determinar si usted tiene o no un hobby o un negocio, incluyendo su dependencia de los ingresos, la forma en que usted dirige su negocio, y la cantidad de beneficios que obtiene.
En general, si no obtienes beneficios en tu negocio al menos tres de cada cinco añoste arriesgas a que tu negocio se considere un hobby. Si es un hobby, no podrás deducir nada, aunque seguirás tributando por tus ingresos. No es una buena situación.
¿Qué debo deducir?
Debe deducir todos los gastos de funcionamiento de su empresa:
- Productos, materiales y suministros que compró y revendió
- Gastos de envío y entrega
- Publicidad, promociones, muestras
- Material de oficina, material impreso
- Honorarios profesionales, como los de su contable
Una forma sencilla de evitar incumplir estas normas es deducir únicamente los gastos legítimamente necesarios para el funcionamiento de la empresa. La fuente burbujeante de aromaterapia que compraste para tu mesa de trabajo puede ser agradable para alegrarte el día, pero probablemente no sea un gasto empresarial deducible.
En cambio, si se dedica a las ventas y envía a una clienta una fuente de aromaterapia burbujeante para que pruebe su producto o para agradecerle que le haya presentado más clientes, sí es deducible, hasta el límite de 25 $ por regalo.
Situaciones especiales
Hay muchas deducciones legítimas que usted debe tomar - sólo tenga cuidado con los casos en que una deducción completa puede no estar permitida. Por ejemplo:
- Comidas: en 2022, cualquier comida de negocios en un restaurante, ya sea para llevar o para cenar, es deducible al 100%. Pero no suele ser el caso: normalmente, el límite es el 50% del coste de una comida. En 2023, asegúrese de registrar sus comidas de negocios en una categoría separada porque sólo serán deducibles al 50%. La excepción especial fue diseñada para ayudar a los restaurantes durante la pandemia - eso significa que las comidas tomadas de las barras de comida caliente en las tiendas de comestibles no son elegibles para la deducción del 100%.
- Entretenimiento: a partir de la Tax Cuts and Jobs Act de 2017, los gastos de entretenimiento ya no son deducibles. Si llevas a un cliente a un partido de baloncesto o a un concierto, ya no es deducible. Pero la comida que compraste en el lugar sigue siendo deducible como una comida de negocios calificada, siempre y cuando obtengas un recibo que separe claramente qué parte del costo corresponde a la comida. La excepción a esta regla es una industria donde el "entretenimiento" es una parte fundamental del negocio - por ejemplo, si usted lleva a los clientes a un desfile de moda porque usted está en el negocio de la moda, que es un gasto deducible. Si se dedica a la venta directa de planes para fiestas, los costes de la fiesta son un gasto deducible.
- Regalos: generalmente puede deducir hasta 25 $ por persona y año en regalos. Por tanto, si envías a un cliente una batidora de 200 dólares como agradecimiento, sólo puedes deducir los primeros 25 dólares de ese coste. Si un artículo puede considerarse un regalo o un entretenimiento (por ejemplo, unas entradas para un partido), Hacienda lo considera entretenimiento y no es deducible. Pero puede deducir totalmente el coste de los regalos de menos de 4 $ que lleven el nombre de su empresa de forma permanente, por lo que esas pelotas antiestrés con su logotipo pueden deducirse y no forman parte del límite de 25 $.
- Muestras y promociones: aunque puedan parecer entretenimiento y regalos, las muestras y promociones son deducibles al 100%. Por lo tanto, si organizas un evento en una feria abierta al público, con el fin de dar a conocer tu marca y crear buena voluntad en la comunidad, no se trata de entretenimiento y puedes deducir el 100% de ese coste. Si da a un cliente una muestra de un nuevo producto o un descuento en un artículo, eso es deducible al 100%, no un regalo.
¿Y si realmente tuviera pérdidas?
Es habitual tener pérdidas al empezar un negocio o cuando la economía no va bien. A veces, las pérdidas también se deben a una mala decisión, como comprar un montón de suministros para hacer algo y descubrir que no puedes cobrar todo lo que querías.
Si tiene pérdidas, asegúrese de documentar bien su negocio. Como dice Hacienda, ningún factor tiene más peso que los demás. Así que si tienes pérdidas legítimas cinco años seguidos en tu negocio, asegúrate de deducir todos esos costes para no pagar impuestos cuando en realidad no estás obteniendo beneficios.
Pero si tiene pérdidas tan a menudo, quizá también quiera plantearse dedicarse a otro negocio.
¿Tiene dudas? Hable con un profesional fiscal a través de la aplicación BossTax para obtener asesoramiento sobre su situación particular.
