El IRS exige llevar un buen registro de las deducciones que usted reclama en su declaración de la renta. No se pueden utilizar estimaciones ni valores aproximados, sólo registros reales. Si tiene un negocio propio, eso significa que debe llevar un registro de sus ingresos y gastos empresariales deducibles de impuestos. Sin unos buenos registros, si le revisan la declaración de la renta, podrían rechazar sus deducciones y usted podría tener que pagar muchos más impuestos. Pero, ¿qué es exactamente llevar un buen registro?
Un buen mantenimiento de registros requiere oportuna y precisa precisos que demuestren determinados elementos de los gastos de su empresa. Veamos qué significa esto.
¿Qué son registros puntuales y precisos?
Cuando presenta un Anexo C, en el que declara los ingresos y gastos de su negocio como autónomo, necesita un registro de todo lo que ha contabilizado. En pocas palabras, si su declaración es examinada, se le pedirá la evidencia de copia de seguridad de cada elemento que rodó en esa línea total. Si declaró 8.500 $ de gastos y sólo puede encontrar un registro de 7.000 $ de ellos, va a tener un problema. Si usted tiene que volver a sus declaraciones en ese momento y tratar de llegar con el apoyo a su número, es probable que va a luchar para salir adelante a través de la auditoría. El IRS requiere que usted haga un registro de esa información en el momento en que incurrió en el gasto, o al menos en el momento en que ha presentado la deducción.
Como empresario autónomo, el IRS le exige que lleve un registro puntual de todos los elementos de un gasto empresarial. Esto significa que debes capturar la información aproximadamente en el momento en que se produjo. Si haces una foto de un recibo en una aplicación de seguimiento como BossTax, eso es un registro puntual del gasto empresarial. Si te olvidas de hacerlo y sacas una foto unos meses más tarde cuando estás limpiando la cartera, no pasa nada. Habrá creado un registro electrónico que puede guardar como copia de seguridad en caso de que su declaración sea auditada más adelante.
Si se trata de un gasto sencillo y tiene un recibo como prueba, el seguimiento no es tan difícil. Si metes el recibo en un sobre como copia de seguridad, siempre y cuando ese recibo no se pierda y siga siendo legible, y todo sume al total archivado, probablemente estés bien alegando que ese es tu registro en papel de los gastos de tu negocio. Pero si pierde el sobre o un recibo se desvanece con los años y se vuelve ilegible (durante al menos 3 años, y potencialmente hasta 7 años después de la declaración), va a tener un problema.
Vale, tu sobre de papel relleno puede ocuparse de los gastos sencillos. Si ha comprado unas tarjetas de visita para repartir entre los clientes, probablemente el recibo contenga toda la información que necesita. Pero, ¿qué pasa con los gastos que no son tan sencillos?
Si compró un café y un donut, probablemente necesite una nota para explicar por qué era para fines profesionales. Y si tiene que anotar un recibo en efectivo, o si está tratando de asignar parte de un gasto personal mayor a un fin empresarial, no hacer el registro a tiempo probablemente dará lugar a una descalificación y le costará impuestos atrasados y multas.
Un registro puntual y preciso es una lista de todos los ingresos y gastos de tu negocio, realizada en el momento en que se produjeron, con alguna nota si es necesario para explicar por qué fue un gasto de negocio. Esto no significa que tengas que convertirte en un contable profesional o utilizar una contabilidad de doble entrada, pero sí que probablemente deberías recurrir a una aplicación de seguimiento como BossTax e intentar ponerte al día con el seguimiento al menos una vez al año y, preferiblemente, incluso cada pocos meses.
Probar determinados elementos de un gasto empresarial
¿Qué datos necesita para demostrar un gasto empresarial? ¿Y qué cuenta como prueba?
Por lo general, los datos que debe poder demostrar sobre un gasto empresarial son:
- la fecha
- importe
- un lugar o una descripción,
- la "naturaleza esencial" del gasto, y
- el objeto social o la relación comercial
La mayoría de los recibos incluyen las tres primeras piezas de información, por lo que casi ha terminado si sólo mantiene un registro del recibo. Puedes hacer una foto en la aplicación gratuita BossTax y esos datos se leerán automáticamente y se clasificarán en el registro de tu negocio.
A continuación, ¿cuál es la "naturaleza esencial" del gasto? Supongamos que usted almuerza en el restaurante de un hotel con un cliente para hablar de una posible venta. El recibo dice "Hotel Boston". Pero su gasto no fue por una estancia en un hotel, sino por una comida. Para demostrar la naturaleza esencial del gasto, el documento debe incluir también alguna información que ayude a establecer en qué gastó el importe - como "El comedor" o "Ensalada César de pollo". Si tu recibo no incluye esa información, apúntala antes de hacer la foto y tendrás un registro puntual y preciso.
Ahora sólo tiene que añadir información sobre la finalidad comercial del gasto o la relación comercial entre las partes. En algunos casos, la finalidad empresarial resulta obvia por el contexto y no es necesario dejar constancia escrita de ella. Por ejemplo, si vende material odontológico y realiza una ruta de ventas periódica para visitar a los clientes de su consulta, basta con que anote los viajes; no es necesario que anote cada vez que realice una visita comercial o una entrega. O si siempre pide los mismos materiales a un proveedor para su negocio, puede anotar una sola vez lo que ese proveedor le suministra.
Pero si no es obvio, debe anotarlo oportunamente. Por ejemplo, si ha comprado una máquina de café expreso para el vestíbulo, debe anotarlo; de lo contrario, puede tener dificultades para demostrar más adelante que se trata de un gasto empresarial deducible. O en el caso del café y el donut, anote que fue para una reunión con un cliente o mientras viajaba por trabajo, para asegurarse de que puede deducirlo.
Cuánto tiempo conservar los documentos
¿Cuánto tiempo tiene que guardar todos estos registros? En general, usted debe guardar los registros durante 3 años después de la fecha de presentación. Fuera de ese plazo, por lo general ya ha pasado el momento en que el IRS examinaría su declaración, por lo que debería estar en el claro para limpiar su archivador.
Sin embargo, en algunos casos el IRS puede examinar sus registros que se remontan hasta 7 años. El período de tiempo para examinar una declaración de impuestos varía en función de las circunstancias específicas de su declaración y los tipos de errores (o cambios intencionales / omisiones) que podrían haberse cometido. En algunos casos, los Estados pueden remontarse incluso más atrás.
No es necesario mantener una habitación llena de registros, sin embargo - hacer un registro electrónico le permite crear una copia de seguridad basada en la nube que es fácil de almacenar durante el tiempo que lo necesite. BossTax le permite exportar un archivo de auditoría que mantendrá su registro completo de ingresos y gastos, incluidos los archivos de imágenes fotográficas, e incluso lo guardará por usted para que tenga un lugar al que acudir si le hacen una auditoría.
¿Y si no mantuve buenos registros para 2022?
Lo entendemos, ¡todos estamos ocupados y las cosas se nos escapan! Deduzca lo que pueda basándose en los registros que sí tiene, y consulte nuestro artículo, Qué hacer si sus registros están incompletos.
